Albo pretorio del Comune di Prato

Guida alla consultazione dell'albo pretorio on line

cos'è l'albo pretorio e come funziona
cosa c'è in archivio
regole di pubblicazione all'albo pretorio

Cos'è l'albo pretorio e come funziona

L'Albo pretorio è stato, per decenni, un luogo fisico, una stanza nel palazzo comunale, sempre aperta al pubblico. In questa stanza veniva affisso ogni atto, documento o avviso che deve essere reso pubblico, cioè diffuso, portato a conoscenza di tutti i cittadini.

Il motivo dell'esistenza dell'albo pretorio è proprio quello di rendere pubblico tutto quello che la pubblica amministrazione decide, contribuendo a rendere "trasparente" l'azione della pubblica amministrazione. In molti casi un atto della pubblica amministrazione non ha efficacia, cioè non ha validità legale, se non è pubblico o affisso in un luogo pubblico (appunto, l'albo pretorio).
L'albo pretorio comunale è il mezzo di pubblicità previsto dalla legge anche per altri casi che riguardano i cittadini (quindi non riguarda soltanto il Comune), ad esempio l'albo pretorio viene utilizzato dagli sposi per fare le pubblicazioni di matrimonio, viene utilizzato dalle persone che devono rendere pubblica la procedura per il cambio del nome o cognome, ... ecc.

Da gennaio 2010 l'albo pretorio si è trasformato, è diventato "virtuale". Tutti i documenti e gli atti che devono essere divulgati/diffusi sono resi pubblici tramite internet.
Le regole con le quali funziona l'albo pretorio non cambiano, rimangono invariate.

Come cercare un documento o un atto nell'albo pretorio

L'albo può contenere decine o centinaia di documenti a seconda del periodo.

Normalmente l'elenco dei risultati viene presentato per numero di registrazione, cioè in ordine progressivo di pubblicazione all'albo ma è disponibile anche l'ordinamento per "tipologia di documento" oppure per "ente che ha richiesto la pubblicazione".

In tutti e tre i casi è possibile scegliere l'ordinamento iniziale preferito utilizzando l'opzione A-Z (ascendente) oppure Z-A (discendente); con il numero di registro l'ordinamento è numerico, mentre negli altri casi è alfabetico.

Sono disponibili anche tre semplici ricerche combinabili:

per tipologia: per facilitare la consultazione e la ricerca sono state create delle "categorie" di documenti; dei raggruppamenti, basate sull'argomento o sui destinatari o sul tipo di atto (es. deliberazioni, bandi, gare ... ecc.).
per data di pubblicazione: specificando una data di inizio ed una data di fine nel campo di ricerca "Con data inizio pubblicazione dal" è possibile ricercare tutti i documenti che sono stati pubblicati all'albo in quell'intervallo di tempo e che non sono stati ancora deaffissi (tolti dalla pubblicazione). Per fare 3 esempi di ricerca:
1. documento pubblicato nell'intervallo cercato ed ancora affisso: se il 01/09/2011 io cerco una pubblicazione di matrimonio affissa il 28/08/2011 ed imposto come data iniziale il 10/08/2011 e come data finale il 30/08/2011, la troverò tra i risultati perché è stata pubblicata nell'intervallo cercato ed è ancora affissa all'albo (sarà tolta il 04/09/2011);
2. documento pubblicato nell'intervallo cercato ma non più affisso: se il 01/09/2011 io cerco una pubblicazione di matrimonio affissa l'11/08/2011 ed imposto come data iniziale il 10/08/2011 e come data finale il 30/08/2011, non la troverò tra i risultati perché è stata pubblicata nell'intervallo cercato ma non è più affissa all'albo (è stata tolta il 18/08/2011);
3. documento pubblicato fuori dall'intervallo cercato ed ancora affisso: se il 01/09/2011 io cerco una pubblicazione di matrimonio affissa il 27/08/2011 ed imposto come data iniziale il 28/08/2011 e come data finale il 30/08/2011, non la troverò tra i risultati, anche se è sempre affissa all'albo, perché è stata pubblicata prima dell'intervallo di tempo indicato nella ricerca;
per oggetto: si tratta della classica ricerca per parole o frasi (es: "pubblicazione matrimonio maria", "mario", "maria mario", ecc..). La ricerca viene effettuata solo sull'oggetto, cioè sulla frase descrittiva del documento affisso (es: "Pubblicazione di matrimonio n.90339 - sposo Mario Rossi e sposa Maria Bianchi") e non sui file allegati.

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Cosa c'è in archivio

Ogni documento, o meglio, ogni tipologia di documento, ha un preciso periodo di affissione all'albo. Scaduto il periodo, il documento viene tolto.

Un esempio:
se viene affissa all'albo la pubblicazione di matrimonio di Rossi Mario e Bianchi Maria il giorno 10 gennaio, sarà consultabile nell'albo fino al giorno 17 compreso perchè per le pubblicazioni di matrimonio sono previsti 8 giorni di affissione pubblica.
Per trovare la pubblicazione di matrimonio della coppia Rossi e Bianchi devo effettuare la ricerca in uno degli 8 giorni in cui è affissa. Se l'albo viene consultato il giorno 18 la pubblicazione di matrimonio Rossi/Bianchi non comparirà nell'elenco in quanto il giorno 18 è già deaffissa (cancellata dall'albo).

Anche gli atti del Comune sono cancellati dall'albo ma sono comunque consultabili negli archivi gestionali on line. È sempre possibile, in modo indipendente rispetto all'albo pretorio, consultare:

Il formato dei documenti consultabili nell'albo pretorio

Il "formato" dei documenti è molto vario, l'impegno del Comune di Prato è di utilizzare, per quanto possibile, formati standard, conosciuti e disponibili per tutti i cittadini.

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Regole di pubblicazione all'albo pretorio

Ogni tipologia di documento deve rimanere "pubblica", consultabile da tutti, per un numero di giorni considerato congruo, cioè sufficiente perchè i cittadini vengano a conoscenza della decisione, dell'evento ecc.
La legge stabilisce per ciascuna tipologia di documento il numero minimo di giorni di affissione. Con proprio regolamento gli enti possono decidere affissioni piè lunghe.
I tempi di permanenza all'albo possono variare molto, da un giorno a un mese, in alcuni casi un mese e mezzo:

15 giorni: le deliberazioni di Giunta e Consiglio comunale;
15 giorni: le determinazioni dirigenziali e le disposizioni;
15 giorni: le ordinanze;
15 giorni: i regolamenti;
30 giorni: lo statuto comunale;
45 giorni: atti urbanistici - varianti al piano regolatore, piani di recupero, osservazioni...;
30 giorni: le segnalazioni dei cittadini che hanno cambiato nome;
10 giorni: le delibere della Società della Salute;
1 giorno: irreperibilità temporanea;
8 giorni: pubblicazioni di matrimonio;
8 giorni: documenti degli enti finanziari come Equitalia.

Una importante eccezione:
Tutte le volte che i documenti contengono una scadenza, ad esempio per presentare una domanda, come nel caso di bandi di gara, bandi di concorso, ecc. l'affissione all'albo pretorio ha una durata diversa che dipende dalla scadenza: il documento resta all'affissione per tutto il periodo in cui si può presentare la domanda. Vale la stessa regola per le convocazioni del Consiglio o delle commissioni: il documento rimane affisso fino al giorno in cui si riunisce il Consiglio Comunale o la commissione (compreso).

Come chiedere la pubblicazione all'albo pretorio

I soggetti che, a norma di legge, sono obbligati a pubblicare un documento all'albo pretorio comunale devono inviare una e-mail all'Ufficio Protocollo: indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) comune.prato@postacert.toscana.it.
Nella e-mail deve essere specificata la scadenza di affissione.

È necessario allegare alla mail il file del documento in formato elettronico. Il file deve contenere il documento in formato PDF non scansionato ma semplicemente "stampato" nel formato PDF dall'originale in Word, in Excel o altro programma di videoscrittura o foglio di calcolo.

Per i documenti resi disponibili in formato non compatibile con l'accessibilità, oppure che abbiano contenuti non conformi ai requisiti tecnici di accessibilità, devono essere forniti di sommario e descrizione degli scopi dei documenti stessi in forma adatta ad essere fruita con le tecnologie compatibili con l'accessibilità e devono essere indicate in modo chiaro le modalità di accesso alle informazioni equivalenti a quelle presentate nei documenti digitali non accessibili. (Riferimento: Albo pretorio online dal sito Pubblica amministrazione di Qualità del Dipartimento della Funzione Pubblica)

La consultazione dei documenti deve sempre riportare all'utente, chiare e ben visibili:

l'Ente che ha pubblicato l'atto;
la data di pubblicazione;
la data di scadenza;
la descrizione (o oggetto).